В соответствии с Порядком формирования и предоставления органам Пенсионного фонда Украины сведений о застрахованном лице, используемых в системе общеобязательного государственного пенсионного страхования, страхователи один раз в год до 1 апреля года, следующего за отчетным, предоставляют в территориальный орган Пенсионного фонда по месту регистрации в качестве плательщика страховых взносов комплект документов первичной отчетности в  систему персонифицированного учета сведений (СПУС) о застрахованных лицах за предыдущий год, т.е. предельный срок предоставления отчетности за 2008 год – 1 апреля 2009 года включительно. Но убедительная просьба плательщикам, не оставлять подачу отчетности на последние дни месяца, не создавая, таким образом, очереди и неудобства как для Вас, так и для работников Фонда.

Наряду с плательщиками, использующих труд наемных работников, физические лица – субъекты предпринимательской деятельности, в т.ч. и, находящихся на упрощенной системе налогообложения (фиксированный, единый налог), должны подавать в СПУС индивидуальные сведения за себя.

Страхователи, у которых количество наемных работников превышает 5 человек, предоставляют сведения на электронных носителях и обязательно в бумажном виде, заверенные подписью руководителя и скрепленною печатью.

Кроме того, согласно Порядку предоставления отчетов в Пенсионный фонд в электронной форме страхователи имеют право предоставлять отчетность в СПУС в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи без одновременной подачи отчетности в бумажном виде.

Формы отчетных документов формируются страхователями с использованием специального комплекса программ «АРМ-ЗС».

Обращаем Ваше внимание, что фамилия, имя, отчество застрахованного лица в документах должно соответствовать паспортным данным на украинском языке во избежание последующих проблем при назначении (перерасчете) пенсии.

При составлении «Индивидуальных сведений о застрахованном лице» (ИНДАНИ) на застрахованных лиц суммы заработной платы (дохода) средств, а также переходящие суммы, начисленные за ежегодные и дополнительные отпуска, за дни временной утраты трудоспособности, а также перерасчеты по заработной плате должны быть учтены в месяце, за который они начислены, а премии ежемесячные, по итогам за год, суммы индексации зарплаты, доплаты за предыдущие периоды отражаются в том месяце, в котором были осуществлены соответствующие начисления.

Совет: сверьте данные персонификации и данные, показанные ранее в ежемесячных Расчетах сумм страховых взносов (форма 23). Ведь специалисты отделов персонификации обязательно проведут сверку и при несовпадении сумм потребуют объяснений. Это совсем не означает, что нужно подгонять цифры. Расхождения могут быть вызваны объективными причинами (переходящими выплатами). О причинах несовпадений надо уведомить специалистов отделов персонификации письменно, приложив пояснения к отчетности.

В случаях не предоставления, несвоевременного предоставления, предоставления не по установленной форме или предоставления недостоверных сведений, используемых в системе персонифицированного учета сведений, в соответствии с п.п. 5 п. 9 ст. 106 Закона «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании» органы Пенсионного фонда применяют к страхователям финансовые санкции в размере 10% суммы страховых взносов, которые были уплачены или подлежат уплате за отчетный период, за каждый полный или неполный месяц задержки предоставления отчетности, но не менее 10 необлагаемых налогом минимумов граждан (170 грн.), (т.е. чем больше период непредставления отчетности, тем больше финансовая санкция), а к должностным лицам предприятий - административные взыскания (ст. 165-1 КУоАП).

Самостоятельно проверить, какие данные работодатель предоставил о нем в систему персонифицированного учета сведений Пенсионного фонда Украины любой наемный работник, воспользовавшись Свидетельством об общеобязательном государственном социальном страховании (для идентификации лица), может с помощью Информационных киосков Пенсионного фонда Украины, аппаратов расположенных в большинстве территориальных управлений Фонда.

Полученная информация позволит лицу знать, какая зарплата отражена в отчетности, уплачены ли работодателем из нее страховые взносы в Пенсионный фонд и, соответственно, какие периоды пойдут в страховой стаж при исчислении пенсии. Таким образом, информационный киоск станет еще одним стимулом борьбы с зарплатами «в конвертах».

Подводя итог, хочется особенно акцентировать внимание на важности персонифицированного учета для всех субъектов предпринимательской деятельности, своевременности и достоверности предоставления сведения о застрахованных лицах в Пенсионный фонд, а потенциальным пенсионерам советуем требовать от работодателей документально подтвержденной зарплаты. Это единственная основа для стабильной и справедливой пенсии.